Một thách thức phổ biến mà các Product Owner phải đối mặt là sự mất kết nối của đội nhóm về việc ưu tiên các tác vụ. Các lập trình viên, nhà thiết kế và các thành viên khác trong nhóm có thể không nắm bắt đầy đủ lý do tại sao một số tính năng hoặc việc sửa lỗi nhất định lại được coi là khẩn cấp hơn những việc khác. Sự thiếu thấu hiểu này có thể dẫn đến suy giảm tinh thần, năng suất giảm sút, và thậm chí là sự oán giận nếu đội nhóm cảm thấy ý kiến của họ không được coi trọng hoặc các thứ tự ưu tiên được đưa ra một cách tùy tiện.
Để hiểu sâu hơn, vấn đề này xuất phát từ sự thiếu minh bạch và sự mất kết nối giữa tầm nhìn chiến lược của Product Owner (được thúc đẩy bởi nhu cầu kinh doanh, ý kiến của các bên liên quan và phân tích thị trường) và sự tập trung mang tính chiến thuật hơn của đội nhóm vào việc thực thi. Đội nhóm có thể ưu tiên sự hoàn hảo về mặt kỹ thuật hoặc giải quyết các vấn đề có vẻ “rõ như ban ngày”, trong khi Product Owner lại ưu tiên dựa trên các yếu tố như Return on Investment (ROI), sự phù hợp về mặt chiến lược, hoặc các deadline quan trọng mà không phải lúc nào cũng hiển hiện ngay lập tức.
Có một vài cách tiếp cận để giải quyết vấn đề này.
Các buổi backlog grooming thường xuyên, các user story rõ ràng với acceptance criteria được định nghĩa tốt, và việc giao tiếp cởi mở đều có lợi.
Tuy nhiên, một cách tiếp cận có cấu trúc và định lượng hơn có thể cải thiện đáng kể sự minh bạch.
Mặc dù giao tiếp cởi mở là rất quan trọng, nó thường không đủ nếu chỉ đứng một mình. Một giải pháp mạnh mẽ hơn là triển khai một weighted scoring system (hệ thống tính điểm theo trọng số). Phương pháp này gán các giá trị số cho các tiêu chí ưu tiên khác nhau (ví dụ: giá trị kinh doanh, tác động đến người dùng, tính khả thi về mặt kỹ thuật, giảm thiểu rủi ro, mức độ khẩn cấp). Mỗi tác vụ hoặc tính năng tiềm năng sau đó được chấm điểm dựa trên các tiêu chí này, tạo ra một tổng điểm giúp xác định một cách khách quan thứ tự ưu tiên của nó. Điều này mang lại sự minh bạch vì đội nhóm có thể thấy được chi tiết của điểm số và hiểu các yếu-tố-đóng-góp.
Để triển khai giải pháp này, hãy bắt đầu bằng việc xác định các tiêu chí liên quan (ví dụ: sử dụng phương pháp MoSCoW – Must have, Should have, Could have, Won’t have, hoặc hệ thống tính điểm RICE – Reach, Impact, Confidence, Effort).
Sau đó, hãy gán trọng số cho mỗi tiêu chí để phản ánh tầm quan trọng tương đối của chúng. Tạo một bảng tính đơn giản hoặc sử dụng tính năng tính điểm có sẵn trong công cụ quản lý dự án của bạn. Điều quan trọng là hãy cùng nhau chấm điểm cho mỗi mục trong backlog với cả đội hoặc một nhóm đại diện. Cuối cùng, hãy xếp hạng các mục dựa trên tổng điểm của chúng.
Thành công của việc này được đo lường qua sự tham gia và phản hồi của đội nhóm trong các buổi backlog refinement và sprint planning. Hãy theo dõi xem liệu các câu hỏi về việc ưu tiên có giảm dần theo thời gian hay không. Một sự triển khai thành công sẽ cho thấy sự thấu hiểu trong đội nhóm được cải thiện, niềm tin vào các quyết định của Product Owner tăng lên, và quy trình làm việc trở nên trôi chảy hơn.
Cuối cùng, hãy nhớ rằng hệ thống này không phải là bất biến.
Hãy thường xuyên xem xét lại hệ thống trọng số và các tiêu chí. Điều kiện thị trường và các mục tiêu kinh doanh luôn thay đổi, vì vậy khuôn khổ ưu tiên cũng cần phải thích ứng theo. Lắng nghe phản hồi từ đội nhóm về tính hiệu quả và công bằng của hệ thống, và thực hiện các điều chỉnh khi cần thiết.
