Một Project Manager (PM) thường phải đối mặt với thách thức khó khăn trong việc cân bằng động lực của cả đội khi phân công các tác vụ. Vấn đề không chỉ đơn giản là hoàn thành công việc; nó còn là việc đảm bảo sự gắn kết của đội nhóm, sự phát triển của mỗi cá nhân, và sự thành công chung của toàn dự án. Việc phớt lờ điểm mạnh, điểm yếu của từng người, hoặc những định kiến trong việc phân chia công việc, có thể dẫn đến sự oán giận, suy giảm tinh thần, và cuối cùng là sự chậm trễ hoặc thất bại của dự án.
Để gỡ rối tận gốc vấn đề, cần nhận ra rằng mỗi thành viên trong nhóm đều mang đến một bộ kỹ năng, kinh nghiệm và sở thích riêng.
Một số người phát triển mạnh dưới áp lực và deadline gấp rút, trong khi những người khác lại ưa thích cách tiếp cận có cấu trúc và thận trọng hơn. Một số người xuất sắc trong môi trường hợp tác, trong khi những người khác lại làm việc năng suất nhất khi độc lập. Một cách tiếp cận rập khuôn trong việc phân công nhiệm vụ, bỏ qua những sắc thái này, chính là công thức cho sự thất bại.
Có nhiều giải pháp để giảm thiểu vấn đề này, bao gồm các buổi trao đổi và phản hồi cởi mở, các bài đánh giá tính cách (như Myers-Briggs hay StrengthsFinder), và ma trận kỹ năng. Tuy nhiên, một cách tiếp cận đặc biệt hiệu quả là Cách tiếp cận dựa trên thế mạnh (Strengths-Based Approach).
Cách tiếp cận này ưu tiên việc điều chỉnh các tác vụ sao cho phù hợp với tài năng và thế mạnh vốn có của từng thành viên. Điều này có nghĩa là xác định xem mỗi người vượt trội ở điểm nào và thích làm gì, sau đó giao các nhiệm vụ tận dụng được những thế mạnh đó. Cách làm này tương phản với cách tiếp cận dựa trên thiếu sót, vốn tập trung vào việc “sửa chữa” điểm yếu. Mặc dù việc khắc phục điểm yếu là quan trọng cho sự phát triển lâu dài, việc tập trung vào điểm mạnh sẽ mang lại kết quả tức thì tốt hơn và thúc đẩy tinh thần của cả đội.
Để triển khai, PM cần thực hiện các buổi trao đổi một-một thường xuyên, tích cực quan sát các thành viên trong công việc, và thu thập phản hồi từ chính đội nhóm.
Thông tin này, kết hợp với các bài đánh giá chính thức nếu có, sẽ tạo ra một hồ sơ về điểm mạnh của mỗi cá nhân. Việc phân công nhiệm vụ khi đó sẽ trở thành một quá trình chiến lược để kết nối các tác vụ với những hồ sơ này. PM cũng nên minh bạch về lý do tại sao các nhiệm vụ cụ thể được giao cho những người nhất định, giải thích lý do và liên kết nó với thế mạnh của họ.
Việc đánh giá thành công của cách tiếp cận này bao gồm việc theo dõi các chỉ số hiệu suất chính (KPIs) như tỷ lệ hoàn thành nhiệm vụ, chất lượng công việc, và sự hài lòng của thành viên trong nhóm. Các buổi trao đổi và phản hồi thường xuyên cung cấp cơ hội để đánh giá tinh thần và xác định bất kỳ vấn đề nào mới phát sinh.
Suy cho cùng, Cách tiếp cận dựa trên thế mạnh không phải là một giải pháp một lần mà là một quá trình liên tục. Nó đòi hỏi sự học hỏi, thích ứng không ngừng và một cam kết thấu hiểu, trân trọng những đóng góp độc đáo của mỗi thành viên trong nhóm. Bằng cách tập trung vào điểm mạnh, các PM có thể nuôi dưỡng một môi trường làm việc gắn kết, năng suất và hài hòa hơn.
