Vấn đề cốt lõi không phải lúc nào cũng là việc loại bỏ các rào cản (blockers), mà thường là sự thất bại của Scrum Master trong việc lường trước và ngăn chặn chúng. Một Scrum Master bị động sẽ liên tục phải dập lửa, trong khi một Scrum Master chủ động sẽ xây dựng những vành đai ngăn lửa. Sự khác biệt này ảnh hưởng sâu sắc đến velocity và tinh thần của cả đội.
Hãy cùng nhìn vào quá trình này qua lăng kính giải quyết vấn đề. Bề nổi của tảng băng là velocity của đội bị chậm do các trở ngại (impediments) không được giải quyết. Nhưng phần chìm của tảng băng, vấn đề sâu sắc hơn, lại chính là cách tiếp cận bị động trong việc quản lý các trở ngại đó.
Nguyên nhân sâu xa thường nằm ở việc thiếu tầm nhìn về các rào cản tiềm ẩn.
Điều này có thể xuất phát từ một buổi Sprint Planning không đủ sâu sắc, các kênh giao tiếp không hiệu quả, sự phụ thuộc vào các giả định thay vì dữ liệu, hoặc sự thiếu hiểu biết về các mối phụ thuộc của đội nhóm (cả bên trong lẫn bên ngoài).
May mắn thay, có nhiều phương pháp để giải quyết vấn đề này và chuyển từ thế bị động sang chủ động.
Chúng ta có thể bắt đầu bằng việc nâng cấp các buổi Sprint Planning, dành nhiều thời gian hơn để xác định các rủi ro và sự phụ thuộc tiềm tàng. Hãy sử dụng các kỹ thuật như “pre-mortems” – nơi cả nhóm cùng nhau tưởng tượng về các kịch bản thất bại có thể xảy ra và chủ động lên kế hoạch giảm thiểu chúng. Tiếp theo, hãy cải thiện việc giao tiếp.
Các buổi stand-up hàng ngày không chỉ tập trung vào việc đã làm gì và sẽ làm gì, mà còn phải là nơi để nêu lên các chướng ngại vật tiềm tàng sắp tới.
Để có một tầm nhìn bao quát hơn, việc lập bản đồ phụ thuộc của nhóm (Dependency Mapping) sẽ làm nổi bật các điểm nghẽn tiềm tàng và các ràng buộc từ bên ngoài. Song song đó, việc đánh giá rủi ro ngắn và thường xuyên (có thể là hàng tuần hoặc thậm chí thường xuyên hơn) sẽ giúp xác định các impediments mới nổi trước khi chúng kịp tác động đến đội nhóm. Cuối cùng, hãy tận dụng sức mạnh từ dữ liệu lịch sử (như velocity của các sprint trước, tần suất xuất hiện blocker) để xác định các mẫu hình lặp lại và dự đoán các trở ngại trong tương lai.
Cách tiếp cận tốt nhất thường là sự kết hợp của những phương pháp trên. Hãy bắt đầu bằng việc nâng cao chất lượng Sprint Planning và cải thiện giao tiếp, sau đó dần dần kết hợp các kỹ thuật khác khi cần thiết. Hành trình này không đòi hỏi một cuộc cách mạng tức thời, mà là một sự tiến hóa có chủ đích. Ví dụ, hãy bắt đầu bằng một cách tiếp cận có cấu trúc hơn để xác định các impediments tiềm ẩn trong buổi Sprint Planning tiếp theo, sau đó theo dõi tác động và điều chỉnh khi cần.
Làm sao để biết chúng ta đang đi đúng hướng?
Hãy theo dõi các chỉ số chính như sprint velocity, số lượng blocker được báo cáo, và thời gian trung bình để giải quyết chúng. Những chỉ số này cung cấp một thước đo định lượng về hiệu quả của cách tiếp cận chủ động.
Cuối cùng, hãy liên tục tinh chỉnh quy trình lường trước trở ngại này. Thường xuyên thảo luận về các bài học kinh nghiệm trong các buổi Sprint Retrospective và điều chỉnh các chiến lược dựa trên phản hồi của nhóm và dữ liệu về hiệu suất. Mục tiêu cuối cùng là tạo ra một hệ thống tự cải tiến, giúp giảm thiểu sự gián đoạn và tối đa hóa “dòng chảy” công việc.
