Với bất kỳ Project Manager nào, áp lực từ các deadline dự án là một thực tế không thể tránh khỏi. Nhưng khi không được quản lý đúng cách, áp lực này thường dẫn đến một bộ ba nguy hiểm: tình trạng burnout của các thành viên, chất lượng công việc bị tổn hại, và cuối cùng là nguy cơ thất bại dự án cao hơn. Câu chuyện ở đây không đơn thuần là về việc làm việc chăm chỉ hơn, mà là…
…làm việc thông minh hơn và lường trước những rào cản không thể tránh khỏi.
Hãy cùng nhìn sâu vào thách thức này. Vấn đề cốt lõi không nằm ở chính deadline, mà ở những thách thức không lường trước và việc lập kế hoạch thiếu sót khiến cho việc hoàn thành đúng hạn trở nên bất khả thi. Những mốc thời gian ban đầu phi thực tế, tình trạng scope creep (phạm vi dự án bị phình to), phân bổ nguồn lực không đầy đủ, và giao tiếp kém hiệu quả chính là những thủ phạm quen thuộc.
Nguyên nhân sâu xa thường nằm ở cách tiếp cận bị động, thay vì chủ động, trong quản lý dự án. Nhiều đội nhóm hoạt động trong tình trạng ‘chữa cháy’ (firefighting) liên tục, chỉ giải quyết các vấn đề khi chúng đã trở nên nghiêm trọng. Điều này tạo ra một vòng luẩn quẩn của sự căng thẳng: áp lực phải đuổi kịp tiến độ dẫn đến việc đi đường tắt, gây ra sai lầm, và cuối cùng lại càng gây ra nhiều sự chậm trễ và chất lượng kém hơn. Hơn nữa, sự thiếu vắng một môi trường an toàn về tâm lý (psychological safety) trong đội nhóm có thể ngăn cản các thành viên lên tiếng về những lo ngại của họ từ sớm, khiến vấn đề ngày càng trầm trọng.
May mắn thay, có nhiều chiến lược để giảm thiểu rủi ro này. Chúng ta có thể bắt đầu bằng việc đánh giá và quản lý rủi ro một cách nghiêm ngặt ngay từ khi dự án khởi động; áp dụng các phương pháp luận Agile với chu trình phát triển lặp lại và các vòng phản hồi thường xuyên; thúc đẩy giao tiếp cởi mở và một văn hóa an toàn về tâm lý; trao quyền cho các thành viên để họ đóng góp vào việc ước tính các mốc thời gian thực tế; và tận dụng các công cụ quản lý dự án để theo dõi công việc và phân bổ nguồn lực hiệu quả.
Cách tiếp cận hiệu quả nhất chính là sự kết hợp giữa quản lý rủi ro chủ động và một phương pháp quản lý dự án linh hoạt, có khả năng thích ứng cao. Việc đánh giá rủi ro một cách khắt khe – xác định các khả năng chậm trễ, hạn chế về nguồn lực và thách thức kỹ thuật – cho phép chúng ta lập kế hoạch dự phòng trước khi vấn đề phát sinh. Các phương pháp Agile, với sự nhấn mạnh vào các sprint ngắn và phản hồi liên tục, cho phép đội nhóm điều chỉnh theo các yêu cầu thay đổi và xác định các rào cản từ sớm. Sự kết hợp này ưu tiên cả việc lập kế hoạch chủ động lẫn thực thi một cách linh hoạt.
Hành trình này bắt đầu bằng việc tổ chức các buổi workshop về rủi ro một cách kỹ lưỡng ngay khi dự án bắt đầu, tạo ra một sổ đăng ký rủi ro chi tiết, và thường xuyên xem xét, cập nhật nó. Nó cũng đòi hỏi việc lựa chọn một phương pháp quản lý dự án phù hợp (ví dụ: Scrum, Kanban) và đào tạo đội nhóm sử dụng nó. Các kênh giao tiếp rõ ràng và các cuộc họp stand-up thường xuyên là yếu tố sống còn để xác định và giải quyết các vấn đề mới nổi.
Thành công không chỉ được đo bằng việc giao sản phẩm đúng hạn.
Nó còn được thể hiện qua chất lượng sản phẩm cao và tinh thần lành mạnh của cả đội. Các chỉ số quan trọng bao gồm việc theo dõi các cột mốc dự án, giám sát mức độ burnout của nhóm (thông qua khảo sát hoặc các buổi trao đổi thân mật), và đánh giá chất lượng công việc thông qua các buổi đánh giá và kiểm thử thường xuyên.
Cuối cùng, mỗi dự án, dù kết quả ra sao, đều mang lại những bài học quý giá. Các buổi họp tổng kết sau dự án (retrospectives) nên tập trung vào việc xác định những gì đã hoạt động tốt, những gì chưa, và làm thế nào để cải thiện cho các dự án trong tương lai. Điều này bao gồm việc tinh chỉnh quy trình đánh giá rủi ro, điều chỉnh các phương pháp quản lý dự án, và tăng cường sự giao tiếp cũng như hợp tác trong đội nhóm.
