Trong thế giới làm việc từ xa, việc kết nối với đồng nghiệp đôi khi lại mang đến những thách thức không ngờ. Liệu có khi nào bạn cảm thấy ngày làm việc của mình bị xé vụn bởi hàng loạt thông báo và những cuộc gọi video bất chợt? Cái cảm giác phải liên tục túc trực, phải trả lời ngay lập tức, vô tình tạo ra một áp lực vô hình. Nó bào mòn sự tập trung cần thiết cho những công việc chuyên sâu, hay còn gọi là deep work. Việc sắp xếp một cuộc họp đơn giản cũng có thể trở thành một “cơn ác mộng” về logistics khi các thành viên trải dài trên nhiều múi giờ khác nhau.
Hệ quả là sự kiệt sức và hiệu suất công việc sụt giảm.
Nguồn gốc của vấn đề nằm ở chỗ chúng ta đã quá quen với việc mặc định rằng mọi trao đổi đều cần sự tương tác ngay lập tức. Chúng ta đã vô tình bỏ qua nhịp điệu làm việc và hoàn cảnh cá nhân rất khác nhau của mỗi thành viên trong một đội nhóm từ xa.
Nhưng sẽ ra sao nếu chúng ta thay đổi cuộc chơi? Sẽ ra sao nếu chúng ta kiến tạo một không gian làm việc nơi sự tập trung được tôn trọng và hiệu suất đến từ sự chủ động, thay vì phản ứng tức thời?
Hãy bắt đầu bằng việc cùng nhau xây dựng một “quy chế giao tiếp” – không phải là một bộ quy tắc khô cứng, mà là một bản thỏa thuận chung về việc kênh nào dùng cho việc gì và sau bao lâu thì cần phản hồi.
Tiếp theo, hãy kết bạn với những công cụ làm việc bất đồng bộ mạnh mẽ như email, các nền tảng quản lý dự án như Asana, Trello, Jira, hay các không gian lưu trữ tài liệu chung như Confluence hoặc Notion. Chúng cho phép công việc trôi đi một cách mạch lạc mà không cần những cú huých liên tục. Song song đó, hãy khuyến khích văn hóa tạo ra những “khối thời gian deep work“, nơi mọi người có thể tắt thông báo để thực sự đắm mình vào công việc. Đương nhiên, chúng ta vẫn cần những quy trình rõ ràng cho các vấn đề thực sự khẩn cấp.
Để hành trình này thành công, việc đào tạo cho cả đội về kỹ năng giao tiếp bất đồng bộ là tối quan trọng: từ cách viết một email súc tích, đặt một tiêu đề rõ ràng, cho đến việc tổ chức tài liệu một cách khoa học. Cách tiếp cận toàn diện nhất chính là kết hợp giữa một quy chế rõ ràng, những công cụ phù hợp, và kỹ năng sử dụng chúng một cách thuần thục.
Hành trình chuyển đổi này cần sự chung tay của tất cả mọi người. Chúng ta sẽ cùng nhau soạn thảo quy chế, cùng nhau lựa chọn công cụ, và cùng nhau học hỏi những phương pháp hay nhất. Và quan trọng hơn cả, sự thay đổi phải bắt đầu từ những người dẫn dắt, từ việc làm gương trong từng hành động giao tiếp nhỏ nhất.
Làm sao để biết chúng ta đang đi đúng hướng? Thành công sẽ tự nó lên tiếng thông qua những dấu hiệu tích cực: số lần bị làm phiền đột ngột giảm đi, tỷ lệ hoàn thành dự án và việc tuân thủ deadline được cải thiện, và quan trọng nhất là sự hài lòng của các thành viên trong nhóm tăng lên rõ rệt. Các cuộc họp sẽ trở nên ít hơn, ngắn hơn nhưng chất lượng hơn, bởi mọi thông điệp đều trở nên rõ ràng và ít gây hiểu lầm hơn.
Đây không phải là một đích đến, mà là một quá trình cải tiến không ngừng.
Chúng ta sẽ liên tục lắng nghe phản hồi, tinh chỉnh lại quy chế, tìm kiếm những công cụ mới và bổ sung các chương trình đào tạo cần thiết. Bởi lẽ, việc thích ứng với nhu cầu của đội nhóm và những tiến bộ công nghệ chính là chìa khóa để xây dựng một môi trường làm việc từ xa thật sự hiệu quả và bền vững.
